Журнал кореспонденції

В Jusnote ви можете вести автоматичний облік вхідних і вихідних листів, а також легко будувати звʼязки між вхідними та вихідними листами, документами та активностями навколо кореспонденції. Це зручно для впорядкування будь-якого листування з клієнтом або третіми особами під час здійснення юридичної практики. Також ви також можете поставити лист на моніторинг і система повідомить вас про отримання листа адресатом, поверення листа тощо. Наразі підтримується робота Jusnote зі службами "Нова пошта" та "Укрпошта" (Україна).

Налаштування кореспонденції

Для коректного обліку вхідних і вихідних листів в Jusnote налаштуйте автонумерацію листів, виходячи з власних вимог до ведення електронного журналу кореспонденції.

Налаштування обліку листів здійснюється будь-яким адміністратором системи в розділі Кореспонденція меню Налаштування.

На відповідній сторінці Ви можете встановити нумерацію вхідних і вихідних листів, використовуючи три власних параметри для будь-якої кореспонденції: префікс, номер і суфікс.

Після збереження налаштувань кореспонденції, вхідний та вихідний номер листа, присвоєний системою, буде відображатися у відповідній модалі при створенні або редагуванні запису про лист.

Для того, щоб переглянути вхідний номер листа при додаванні запису, будь ласка, відкрийте Додаткові параметри, модалі "Додати або Редагувати кореспонденцію".

Важливо: ви можете вручну змінити вхідний або вихідний номер листа, присвоєного системою. Зміна призведе до порушення автоматичної нумерації в журналі кореспонденції.

Загальний облік листів

Всі вхідні та вихідні листи обліковуються в загальному Розділі Кореспонденція.

Лист, який був відправлений або отриманий в межах конкретного Проекту, також буде обліковуватися та відображатися у вкладці "Кореспонденція" відповідного Проекту. 

За допомогою пошуку або відповідних фільтрів ви швидко можете знайти потрібний лист. 

Важливо: доступ до Розділу Кореспонденція мають всі користувачі системи. Водночас, у разі зазначення в модалі Додати або Редагувати кореспонденцію конкретного Проекту, доступ до відповідного листа буде визначатися доступом до самого Проекту.

 Детальніше про ролі та доступи в Jusnote можна ознайомитися за посиланням.

Додавання кореспонденції

Внести запис про вхідний або вихідний лист в систему може будь-який користувач.

Робота з конкретним листом здійснюється в розділі Кореспонденція

або картці Проекту, якого стосується відповідний лист.

Швидко додати запис про кореспонденцію також можна з будь-якого місця системи, натиснувши на кнопку  в правому верхньому куті екрану і обравши Кореспонденція.

Для додавання в систему запису про конкретий лист, натисність на кнопку "Додати лист" або "Створити кореспонденцію" і в модальному вікні внесіть всі наявні дані про лист.

При бажанні внесення в систему додаткових даних про лист, відкрийте Додаткові параменти в лівому нижньому куті відповідної модалі.

Для зручності роботи з кореспонденцією та оперативного повідомлення зацікавлених осіб про отримання чи відправку того чи іншого листа, користувач, який створює запис про кореспонденцію, може написати будь-яке повідомлення таким особам одразу з модалі. Адресати отримають повідомлення і зможуть швидко перейти в картку відповідної кореспонденції.

У разі одночасної роботи з внесення різними користувачами записів про вхідний або вихідний лист, система повідомить таких користувачів про зміну автонумерації перед збереженям відповідного запису.

Внести зміни до наявного запису про кореспонденцію можна в загальному Розділі Кореспонденція, натиснувши на кнопку   праворуч від потрібного запису і обравши "Редагувати".

Відредагувати запис про лист також можна безпосредньо в його картці, натиснувши кнопку "Редагувати" в правому верхньому куті екрану.

Автоматичний моніторинг листів

З метою економії часу на роботу зі сторонніми поштовими сервісами в Jusnote ви можете автоматично отримувати повідомлення про "долю" листа, відправленого чи отриманого за допомогою поштових сервісів "Укрпошта" та "Нова Пошта".

Для автоматичного моніторингу поштових листів Jusnote, вкажіть трек-номер листа і активуйте функцію відслідовування в модалі "Додати лист" або "Редагувати лист".

Після збереження внесених даних, система моніторитиме статус листів, надісланих (отриманих) через Нову Пошту чи Укрпошту, автоматично.

Jusnote двічі на день (вранці і ввечері) моніторить наступні статуси листа:

1. прибув на віділення;
   
2. відправлення отримано;
   
3. відмова одержувача;
   
4. припинено зберігання.

Повідомлення про зміну поштового статусу листа направляється лише користувачу, який створив запис про кореспонденцію в системі.

Відповідне повідомлення можна переглянути в загальних повідомленнях системи.

• Related Articles

• Журнал електронної пошти

  У Jusnote ви можете зберігати та обліковувати листи, отримані електронною поштою, та зручно переглядати записи про вхідні email разом із прикріпленими документами в розділі Кореспонденція (доступно для тарифних планів Professional та Premium). Отже, ...

• Робота з чатом: перегляд повідомлень, відповідь, надсилання документів і посилань

  Сучасний інтерфейс Чату в Jusnote дозволяє покращити спілкування та комунікацію вашої команди не виходячи з програмного забезпечення. Завдяки Чату ви можете залишати коментарі, думки або ділитися документами чи посиланнями на задачі та події зі ...