Надсилання та отримання email-повідомлень через Jusnote Connect | Центр підтримки Jusnote

Надсилання та отримання email через Jusnote Connect

Модуль Jusnote Connect, з активованою функцією Email-комунікацій, дозволяє налагодити повноцінну двосторонню email-комунікацію з клієнтами — прямо в Jusnote, зокрема:

  • Надсилання листів зі своєї електронної адреси на email клієнта

  • Отримання email-відповідей клієнтів одразу в Jusnote

  • Створення завдань або подій на основі вхідних повідомлень

  • Прикріплення файлів до вхідних або вихідних листів

Info
Функція "Email-комунікації" доступна користувачам із тарифним планом Premium.

Активація і доступність Email-комунікацій в системі:

ДіяХто може
Активація функції в системіКористувач із правами адміністратор
Надсилання/отримання еmail-листів зі сторінки клієнтаУсі користувачі з доступом до контакту
​

Як увімкнути функцію Email-комунікацій?

1. Активація на рівні системи

  1. Перейдіть у Налаштування → Jusnote Connect

  2. Увімкніть "Активувати надсилання повідомлень зі своєї електронної адреси"



2. Налаштування облікових даних користувачів
Після активації функції всі активні користувачі в системі автоматично будуть відображені в таблиці налаштувань.

Для можливості користувача надсилати/отримувати email-повідомлення з системи, адміністратор має додати обліковий запис електронної пошти кожного користувача, зокрема:

  1. Ввести пароль до облікового запису електронної пошти користувача

  2. Заповнити параметри для підключення до поштового сервера користувача:

    • IMAP-сервер (для отримання пошти)

    • SMTP-сервер (для надсилання пошти)

    • Порти (стандартно IMAP: 993, SMTP: 587)

Warning
Без вказаних налаштувань користувач не зможе надсилати або отримувати листи через Jusnote Connect.




3. Активація Email-комунікацій для контакту

  1. В модалі створення або редагування контакту:

    • Увімкніть "Портал клієнта"

    • Заповніть Email для порталу клієнта

    • Збережіть внесені зміни



Надсилання email-повідомлень клієнтам

  1. Відкрийте вкладку Connect у картці контакту

  1. Натисніть "Нове повідомлення"

  2. Введіть тему листа, текст повідомлення, за потреби оберіть проєкт

  3. Щоб відправити на email, натисніть "Надіслати на Email"

InfoВажливо: якщо натиснути на кнопку "Надіслати", повідомлення буде опубліковано лише в порталі клієнта без надсилання листа на email.



📎 Додавання файлів до листа

  1. Натисніть іконку прикріплення файлу внизу праворуч

  2. Оберіть будь-який файл, який вже є в системі
    Info✔ Максимальний розмір — до 5 ГБ
    ⚠ Файл має бути прийнятним за розміром до вимог вашого поштового провайдера.


Отримання email-повідомлень від клієнтів

  1. Коли клієнт відповідає на ваш лист, або надсилає новий email на вашу адресу, його повідомлення:

    • Автоматично з’являється у вкладці Connect в картці контакту

    • Враховується в історії переписки

Info
Перевірка вхідної пошти виконується кожні 5 хвилин


Повідомлення про новий вхідний email

  • Ви отримаєте повідомлення у правому верхньому куті (дзвіночок)

  • Повідомлення містить:

    • Ім’я клієнта

    • Тему листа

    • Кнопку "Переглянути"


Info
Повідомлення про вхідні електронні листи від клієнтів бачать лише ті користувачі, які мають доступ до відповідного клієнта.

Інші можливості

  • На основі листа можна створити задачу або подію

  • Листи можна зберігати як чернетки

  • Всі повідомлення доступні у вкладці Connect з відповідними фільтрами


FAQ

Чи можна надсилати повідомлення без активації порталу?

Ні. Для комунікації через Jusnote Connect потрібно активувати портал для контакту.


Якщо клієнт сам пише на email юриста, чи потрапить лист у систему?

Так, за умови:

  • Функція активована в Jusnote

  • Email клієнта для порталу доданий в картку контакту при його створенні чи редагуванні.


Як дізнатися про нові вхідні листи від клієнтів?

Ви отримаєте повідомлення у "дзвіночку" з можливістю перейти в картку контакту, а сам лист зʼявиться у вкладці Connect відповідного клієнта.


Чи будуть вхідні email-листи відображатися в журналі кореспонденція в Jusnote?

Ні, вхідні і вихідні листи отримані та/або надіслані за допомогою функції "Email-комунікацій" не відображатимуться в розділі Кореспонденція системи.


Маєте додаткові запитання? Напишіть на support@jusnote.com або зверніться до команди підтримки в чаті системи.

    • Related Articles

    • Приватний чат у Jusnote

      Приватний чат (user-to-user) - додатковий функціонал Jusnote, який дозволяє напряму спілкуватися між користувачами системи. На відміну від загального чату, повідомлення бачать лише учасники конкретного діалогу. Якщо ви ще не користувались загальним ...

    • Загальний чат у Jusnote: детальний огляд і рекомендації

      У Jusnote доступна можливість спілкуватися з усіма користувачами вашої компанії (акаунта) в одному місці — загальному чаті. Слід памʼятати, що в Jusnote є й інший тип чату — «об’єктний», приєднаний до певного контакту, проєкту, задачі, інвойсу тощо. ...

    • Робота з чатом: перегляд повідомлень, відповідь, надсилання документів і посилань

      Сучасний інтерфейс Чату в Jusnote дозволяє покращити спілкування та комунікацію вашої команди не виходячи з програмного забезпечення. Завдяки Чату ви можете залишати коментарі, думки або ділитися документами чи посиланнями на задачі та події зі ...

    • Журнал кореспонденції

      В Jusnote ви можете вести автоматичний облік вхідних і вихідних листів, а також легко будувати звʼязки між вхідними та вихідними листами, документами та активностями навколо кореспонденції. Це зручно для впорядкування будь-якого листування з клієнтом ...

    • Журнал електронної пошти

      У Jusnote ви можете зберігати та обліковувати листи, отримані електронною поштою, та зручно переглядати записи про вхідні email разом із прикріпленими документами в розділі Кореспонденція (доступно для тарифних планів Professional та Premium). Отже, ...