Рекомендації для юристів щодо ефективного опису робіт у звітності
Чому облік часу важливий для юридичної фірми?
Незалежно від того, чи виставляються рахунки за погодинними, фіксованими ставками чи на умовах гонорару успіху, робота з клієнтами є основним джерелом доходу. Чим більше часу юридична компанія зможете присвятити оплачуваній клієнтській роботі, тим більший заробіток вона отримає. Відповідно, своєчасний облік часу (білінг) — це ключ до збереження доходу та репутації юридичної фірми.
Невтішна статистика: Відкладання своєчасного білінгу може мати катастрофічні наслідки для вашої продуктивності та прибутків:
- Білінг в кінці робочого дня: ви ризикуєте втратити 10-15% часу, який можна було б виставити клієнтам, через те, що деталі завдань стираються з пам’яті.
- Білінг через 24 години: цей ризик зростає до 25%, оскільки складніше точно відтворити, скільки часу було витрачено на кожне завдання.
- Білінг за підсумком тижня або більше: ризик втрати може досягати 50% оплачуваного часу, адже в звіт зазвичай потрапляють лише основні задачі, а дрібні роботи, які цінуються клієнтом, залишаються незадокументованими.
Окрім цього, записи часу, витраченого юристами на виконання клієнтських доручень та внутрішніх задач, має кілька ключових переваг:
1. Прозорість та точність розрахунків із клієнтами
- Незалежно від типу оплати, яку юридична фірма використовує при розрахунках із клієнтами (погодинна чи фіксована) внутрішній облік роботи юристів, як правило, здійснюється на основі обліку витраченого часу на виконання завдання. Отже, ведення обліку часу дозволяє точно фіксувати тривалість роботи над справою, забезпечуючи обґрунтованість виставлених рахунків і обрахунок вартості того чи іншого проєкту.
- Це допомагає уникнути конфліктів із клієнтами щодо витраченого часу та вартості послуг.
2. Аналіз рентабельності
- Облік часу дозволяє оцінити, наскільки вигідними є окремі клієнтські проєкти чи завдання.
- Керівник юридичної компанії і керівники напрямків можуть визначити, чи витрачається надто багато ресурсів на малоприбуткові проєкти та вчасно переглянути умови співпраці з клієнтами.
3. Планування ресурсів
- Записи часу дають змогу розуміти, наскільки завантажена команда. Це важливо для ефективного розподілу задач і уникнення перевантаження співробітників.
- Також допомагає оцінити потребу в додатковому персоналі для вирішення окремих задач.
4. Підвищення продуктивності
- Усвідомлення необхідності запису часу мотивує юристів працювати ефективніше та уникати "простоїв", а також створює передумови для їх фінансового преміювання чи іншого заохочення з боку керівників.
- Це також дозволяє керівництву виявляти малопродуктивні або неефективні процеси.
5. Докази виконаної роботи
- У випадках, коли клієнт ставить під сумнів якість чи обсяг виконаної роботи, облік часу може слугувати доказом серйозного та професійного підходу до виконання задач.
6. Внутрішній аналіз та вдосконалення
- Записи часу дозволяють аналізувати, на які задачі витрачається найбільше часу, і впроваджувати оптимізації.
- Можна виділити типи задач, які найбільше навантажують юристів, і розробити стратегії для їх автоматизації чи делегування.
7. Виконання юридичних стандартів
- У багатьох міжнародних юрисдикціях облік часу є необхідністю для аудиту, перевірок чи подання звітності.
Отже, юридичним компаніям важливо використовувати спеціалізовані програми для обліку часу, такі як Jusnote, щоб цей процес був зручним, автоматизованим і не створював додаткового навантаження на команду.
Рекомендації щодо описів виконаних робіт для звітності
Перше. Будь-яка задача має бути поставлена виконавцю (сформульована або описана) максимально детально, таким чином, щоб при аналізі представленої на звірку даних у клієнта або у його відповідального представника, не виникало запитань щодо суті, логіки або результату виконаних робітописаних в білінг-формі. Чим задача відрізняється від активності (обліку часу) - детальніше.
Слід пам’ятати, що не завжди кінцевий замовник є безпосереднім замовником послуг у юридичної компанії. Нерідко буває, що щоденна комунікація ведеться з однією уповноваженою особою від клієнта, а звірку даних і оплату послуг юридичної компанії робить інша уповноважена особа клієнта (бухгалтер, операційний директор тощо) або безпосередньо сам замовник. Звіт про виконані роботи має бути підготовлений таким чином, щоб він був зрозумілий усім відповідальним особам з боку клієнта та іншим спеціалістам у випадку аудиту робіт юридичної компанії.
Друге. В білінг-формах опис виконаних робіт має бути чітким і прив’язаним до певного результату, іншими словами в білінг-формах слід уникати абстрактних описів робіт без прив’язки до результату. Наприклад, такі описи як «Участь в судовому засіданні в господарському суді», «Роботи з зшивання матеріалів справи» або «Аналіз договору клієнта» є неконкретними, абстрактними і не дозволяють зрозуміти як клієнту, так і будь-якій сторонній особі, суті задачі (доручення клієнта), в межах, якої була виконана робота, зокрема, не вказано номер справи, судова інстанція, договір клієнта, який аналізувався.
Не рекомендується використовувати в описі робіт скорочення та абревіатури, сленгової лексики тощо, які можуть бути невідомі представникам клієнта, які будуть перевіряти чи погоджувати звіт.
Третє. Навчання або самоосвіта юриста, включаючи дослідження законодавства чи судової практики, з метою належного виконання клієнтського завдання, в більшості випадків, не є роботою, яку оплачує клієнт. Клієнт очікує, що юристи є досвідченими фахівцями, тому опис юристом в білінг-формі роботи, яка за змістом відображає отримання юристом досвіду чи самоосвіти, слід уникати.
Якщо юрист аналізує законодавство або судову практику з метою виконання доручення клієнта, то в білінг-формі доцільно подібну діяльність розділити на два записи: (1) час, витрачений юристом на вивчення змін в законодавстві, аналіз останньої судової практики тощо, білінгується як робота в категорії професійного розвитку (неоплачувана клієнтом робота); (2) підготовка рекомендацій або аналітичної записки для клієнта щодо ризиків для його бізнесу на основі дослідженого законодавства (судової практики) записуються як оплачувана робота на клієнта.
Загальний порядок звітування
1. Щоденне заповнення білінг-форми. Для забезпечення точності даних кожному юристу рекомендується заповнювати білінг-форму одразу після виконання завдань в інтересах клієнтів або внутрішніх задач фірми. Вказане правило забезпечить безпосередньому керівнику доступ до актуальної інформації про витрачений його працівниками час в будь-який момент.
2. Заповнення білінг-форми у разі відсутності в офісі. У випадках, коли юрист фізично не може заповнити білінг-форму протягом робочого дня (наприклад, через відрядження чи виконання завдань поза офісом), рекомендується встановити граничний термін для заповнення форми, наприклад, не пізніше 10:00 ранку наступного робочого дня. Також важливо враховувати неробочі години, спричинені хворобою, відпусткою чи іншими особистими обставинами юриста.
Для підвищення зручності обліку часу, особливо під час роботи поза офісом, рекомендується використовувати білінг-системи, які мають мобільні додатки. Це дозволить юристам оперативно вносити дані в реальному часі незалежно від їх місцезнаходження, що сприяє точності та своєчасності білінгу.
Таким чином, своєчасне та точне заповнення білінг-форми — це не лише спосіб підтримувати облік роботи, але й важливий інструмент для підвищення доходу та репутації фірми.
Як правильно оформлювати результати робіт юристами - читати