Звіт про завантаженість юристів
Звіт про завантаженість юристів — це інтерактивний інструмент аналітики в Jusnote, який допомагає керівникам юридичних фірм бачити:
- наскільки збалансовано завантажена команда;
- хто має вільний ресурс для нових завдань;
- у кого є ризик перевантаження;
- як юристи виконують план утилізації у фактичному та прогнозному вимірі.
Примітка. Звіт побудований для аналізу комерційного часу, тобто запланованого та/або фактичного часу в оплачуваних проєктах. В звіті будуть враховані всі часові записи в межах оплачуваних проєктів, незалежно від того, мають такі записи позначку Billable чи Non-billable.Звіт розміщено в розділі:
Звіти → Звіти з продуктивності → Завантаженість юристів
Дані для звіту можна формувати за:
- періодом;
- користувачами;
- клієнтами;
- проєктами.
Примітка. За замовченням звіт формується станом на поточний тиждень та за всіма активними користувачами. Структура звіту
У звіті відображаються наступні показники:
1. План утилізації (год)
План утилізації (год)- плановий обсяг білінгованих годин, який юрист або команда юристів (компанія) мають відпрацювати за певний період.
В Jusnote, для забезпечення зрозумілості та уніфікації управлінської аналітики, план утилізації за будь-який обраний період розраховується на основі кількості робочих днів у році та планової кількості білінгових годин на день (з налаштувань компанії або користувача) з урахуванням річного коефіцієнта (відношення робочих днів до календарних днів року). Для зручності аналізу отримане значення плану автоматично округлюється до найближчого числа, кратного денній нормі утилізації користувача. Це дозволяє легко порівнювати план і факт у звітах, підвищує інтуїтивність сприйняття звітної інформації та відповідає найкращим практикам сучасних LegalTech-платформ.
Формула:
План утилізації (год) = Кількість календарних днів у періоді × План годин на день × (Робочі дні на рік / 365)
де:
Кількість календарних днів у періоді — діапазон дат, вибраний у фільтрі звіту;
План годин на день — норма робочих годин користувача з утилізації (з налаштувань користувача або компанії);
Робочі дні на рік / 365 — коефіцієнт (R), що враховує частку робочих днів у році;
Приклад:
Юрист має норму (план) з утилізації:
План годин/день = 6 годин,
- Робочих днів/рік = 250(тобто R = 250 / 365 = 0.685).
Якщо період у фільтрі: 10 календарних днів, тоді:
План утилізації (год) = 10 × 6 × 0.685 = 41.1 год
Отже, юрист має планову норму з утилізації приблизно 41 годину на обраний період.
Таким чином, план утилізації (год) — це планова кількість білінгових годин, яку юрист має відпрацювати за певний період часу згідно зі своєю нормою утилізації на день і кількістю робочих днів у році.
2. Розрахунковий час (год)
Розрахунковий час (год) - запланована кількість часу, яка відводиться юристу (юристам) на виконання задач або на участь в подіях, в межах певного періоду. Визначається при постановці задач в полі "Розрахунковий час" або обраховується системою автоматично виходячи з часу початку та завершення події.
3. Фактично (год)
Фактично (год) - увесь забілінгований час (Time Entries) по оплачуваних проєктах.
4. Завантаження (%)
Завантажено (%) - показує, яку частину планового робочого часу (Плану утилізації) юрист уже має розподіленою під задачі й події у вибраному періоді. Іншими словами: завантаження - відношення запланованих годин до тих годин, які юрист повинен відпрацювати за нормою з утилізації.
Формула:
де:
Заплановано (год) — загальна кількість годин у задачах та подіях, що мають розрахунковий час у вибраному періоді;
План утилізації (год) — кількість годин, яку юрист має відпрацювати за вибраний період згідно з його нормою по білінгу (з налаштувань користувача або компанії).
Інтерпретація значень
| Тлумачення | Управлінський висновок | |
|---|---|---|
| < 80% | Менше заплановано часу на задачі, ніж у плані утилізації | Є вільний ресурс для нових задач |
| ≈ 100% | Заплановано стільки ж годин на задачі, скільки в плані утилізації | Оптимальне завантаження |
| > 110% | Заплановано витратити часу на задачі більше, ніж передбачено нормою по утилізації | Ризик перевантаження |
5. Утилізація (%)
Утилізація (%) - показує, яку частину свого Плану утилізації юрист фактично відпрацював за вибраний період. Іншими словами - це відсоток виконання норми з утилізації в фактичних годинах.
Утилізація (%) = (Фактично відпрацьовано (год) / План утилізації (год)) × 100
Приклад:
План із утилізації для юриста встановлено: 40 год
Фактично забіліновано: 35 год
Утилізація = (35 / 40) × 100 = 87.5%
Слід памʼятати:Завантаження (%) = відношення запланованих годин до Плану утилізації;
Утилізація (%) = відношення фактичних годин до Плану утилізації.
6. Прогноз виконання (%)
Прогноз виконання (%) - показує, наскільки ймовірно, що юрист до кінця вибраного періоду виконає свій План утилізації - з урахуванням уже запланованого й фактично відпрацьованого часу. Цей показник дозволяє керівнику побачити, чи встигне юрист закрити план за поточним темпом роботи
Формула:
Як це працює:
- Система порівнює два значення - “Заплановано” (розрахункові години із задач і подій) та “Фактично” (реально зафіксовані білінгові години).
- Береться більше з двох (max), щоб уникнути заниження прогнозу у випадках, коли юрист уже виконує завдання швидше або має більше фактичного часу, ніж було заплановано.
- Потім ця величина порівнюється з Планом утилізації (год), щоб визначити очікуване виконання норми.
Інтерпретація значень
| Тлумачення | Управлінський висновок | |
|---|---|---|
| < 80% | Юрист імовірно не встигне виконати план | Потрібен додатковий обсяг задач або корекція графіку |
| ≈ 100% | Очікується виконання плану | Оптимальний темп роботи |
| > 110% | План буде перевищено | Ризик перевантаження або неправильного розподілу задач |
Прогноз виконання (%) - оцінює, яку частину Плану утилізації юрист, імовірно, виконає до кінця періоду, з урахуванням уже запланованих і фактичних годин.
7. Вільний ресурс (год)
Вільний ресурс (год) - показує, скільки годин із Плану утилізації ще не зайнято запланованими задачами або подіями у вибраному періоді. Інакше кажучи — це залишок часу, який юрист може витратити на нові завдання, не виходячи за межі своєї норми з утилізації.
Формула:
Вільний ресурс (год) = План утилізації (год) − Заплановано (год)
Інтерпретація значень
| Тлумачення | Управлінський висновок | |
|---|---|---|
| Позитивне | Є вільний час (заплановано менше, ніж передбачено планом) | Можна призначати нові задачі |
| 0 | Робочий час заповнений повністю | Оптимальне навантаження |
| Від’ємне | Заплановано більше, ніж передбачено нормою | Юрист перевантажений |
Отже, показник «Вільний ресурс (год)» напряму пов’язаний із Планом утилізації, і його потрібно розглядати як залишок робочого часу, який ще можна заповнити задачами, щоб не перевищити планову норму.
Якщо значення вказаного показника від’ємне - юрист перевищує планову норму навантаження (юрист перевантажений). Позитивне значення означає, що є вільний час для нових задач.
Таким чином, у структурі звіту вказані вище показники мають наступне співвідношення:
| Показник | Що вимірює | Відносно чого |
|---|---|---|
| Завантаження (%) | Скільки годин заплановано | до Плану утилізації |
| Утилізація (%) | Скільки годин фактично відпрацьовано | до Плану утилізації |
| Прогноз виконання (%) | Очікуване виконання плану | до Плану утилізації |
| Вільний ресурс (год) | Залишок незапланованого часу | від Плану утилізації |
8. Прогноз навантаження (год)
Прогноз навантаження (год) - це очікувана кількість фактично відпрацьованих годин до кінця вибраного періоду, якщо юрист продовжить працювати у тому ж середньому темпі як за останні 21 календарний день.
Показник «Прогноз навантаження (год)» - один із найцінніших у цьому звіті, бо саме він переводить аналітику з “факту” в “майбутнє”: система оцінює, скільки годин юрист, імовірно, відпрацює до кінця періоду, якщо продовжить працювати з тією ж інтенсивністю, що й зараз.
Прогноз навантаження допомагає зрозуміти, чи юрист встигне виконати свій План утилізації до кінця періоду, якщо зберігатиме нинішній рівень активності.Формула:
де:
Середній темп (год/день) — це середня кількість фактично відпрацьованих (забілінгованих) годин на день за останні 21 календарні дні по оплачуваних (комерційних) проєктах. Це фактично динаміка активності юриста - скільки він зазвичай відпрацьовує в робочий день (враховуючи білінгові записи про витрачений час).
У Jusnote “Середній темп” обраховується на основі останніх 21 календарних дня. Це історична база для прогнозу. Незалежно від вибраного періоду у фільтрі, система завжди аналізує останні 21 календарні дні, щоб підтримувати актуальний, точний і гнучкий аналіз динаміки роботи юриста.
Чому 21 календарний день?
Актуальність даних
21 календарний день ≈ 14 робочих днів (за середнім коефіцієнтом 250/365). Тобто це оптимальний період, який:
- відображає поточний темп роботи юриста, а не місячну інерцію;
- дозволяє швидше реагувати на зміни (відпустки, пікові навантаження, нові проєкти тощо);
- не “розмазує” активність на занадто довгий період, як це відбувається, наприклад, при 30 днях.
Іншими словами, 21 день — це "збалансована середина" між надто коротким періодом (який створює коливання) і надто довгим (який спотворює поточну динаміку).
Баланс між стабільністю і чутливістю
- Короткі інтервали (7–14 днів) роблять показник надто “чутливим” до випадкових подій (вихідних, лікарняних, великих угод).
- Довгі інтервали (30+ днів) роблять показник “інертним” — юрист може змінити темп, але система покаже це лише через місяць.
- Період 21 день згладжує коливання, але залишається операційно корисним для поточного планування
Формула:
Середній темп = Фактичні години за останні 21 календарний день / (21 × R)
де:
- Фактичні години (Fact Hours) =усі часові записи (Time Entries), що належать до комерційних (оплачуваних) проєктів, незалежно від того, мають вони (записи про час) позначку Billable чи Non-billable .
Кількість робочих днів - обраховується на основі кількості робочих днів з налаштувань користувача або компанії за формулою: 21 × R
де:
R - коефіцієнт робочих днів
Приклад:
Припустимо:
- в налаштуваннях юриста встановлено 250 робочих днів на рік, тобто:
R = 250/365 = 0.685
- 21 календарний день × 0.685 = 14.4 робочих дні
Якщо юрист за цей період відпрацював 102 години, то:
Середній темп = 102 / 14.4 = 7.08 год/день
Таким чином, 7.08 год - це середня кількість годин, яку юрист відпрацьовує в "типовий" робочий день.
Примітка. Налаштування кількості робочих днів з компанії застосовується коли, в налаштуваннях користувача кількість робочих днів визначена 0. Оціночна кількість робочих днів у прогнозному періоді — це розрахункова оцінка того, скільки робочих днів залишилося до кінця вибраного періоду, виходячи з кількості календарних днів та коефіцієнта робочих днів, визначеного в налаштуваннях користувача або компанії.
Формула:
де:
R - коефіцієнт частки робочих днів у календарному році.
Приклад:
У юриста середній темп — 7,1 год/день,
до кінця періоду залишилося 17 календарних днів,
у компанії 250 робочих днів на рік.
до кінця періоду залишилося 17 календарних днів,
у компанії 250 робочих днів на рік.
Тобто система прогнозує, що юрист, зберігаючи поточний темп, відпрацює до кінця періоду ще близько 82 годин.
Як це пов’язано із середнім темпом
Обидва показники — Середній темп і Оціночна кількість робочих днів у прогнозованому періоду — використовують однаковий коефіцієнт (R = робочі дні на рік/365).
Тому прогноз будується на реалістичному співвідношенні робочих і календарних днів у конкретного користувача.
Це забезпечує узгодженість між “фактичною динамікою” (минулі 21 день) і “прогнозом майбутнього навантаження” (дні, що залишилися у обраному періоді).9. Прогноз навантаження (%)
Прогноз навантаження (%) - показує, яку частину свого Плану утилізації юрист, імовірно, відпрацює до кінця вибраного періоду, якщо продовжить працювати з тим самим середнім темпом, як за останні 21 календарний день.
Цей показник дозволяє оцінити, чи виконає юрист свою норму, чи буде перевантажений або недовантажений наприкінці періоду.
Формула:
Іншими словами, система аналізує фактичний темп роботи юриста і порівнює з Планом утилізації (год), щоб визначити, у якому відсотку юрист виконає або перевищить норму з утилізації.
Як інтерпретувати показник
| Тлумачення | Управлінський висновок | |
|---|---|---|
| < 80% | Юрист, ймовірно, не виконає план утилізації | Є ризик недовантаження |
| 80–110% | Юрист працює в межах норми | Оптимальне навантаження |
| > 110% | Юрист перевищить норму | Потенційне перевантаження, варто перерозподілити задачі |
10. ШІ-оцінка
ШІ-оцінка - це автоматична класифікація рівня навантаження юриста, яку система визначає на основі прогнозних показників утилізації та навантаження. Вказана оцінка допомагає керівнику швидко побачити баланс у команді без аналізу числових значень.
ШI-оцінка формується переважно на основі Прогнозу навантаження (%), який уже враховує і планові, і фактичні показники.
ШІ-оцінка відображає наступні стани:
якщо Прогноз навантаження (%) < 80 → "Недовантажений"
якщо 80 ≤ Прогноз навантаження (%) ≤ 110 → "Оптимально"
якщо Прогноз навантаження (%) > 110 → "Перевантажений"
Вплив ШІ-оцінки на управлінські рішення
- Керівник одразу бачить, кого з юристів можна залучити до нових проєктів, а де варто перерозподілити задачі.
- Користувач-юрист розуміє свій поточний статус без потреби аналізувати числові KPI.
ШІ-оцінка — це інтуїтивний AI-індикатор балансу навантаження, який перетворює складні аналітичні дані на простий сигнал дії:
Недовантажений - Додати задачі → Оптимально - Зберігати баланс → Перевантажений - Зменшити навантаження.
Недовантажений - Додати задачі → Оптимально - Зберігати баланс → Перевантажений - Зменшити навантаження.
Часті запитання
Чому План утилізації не дорівнює “дні × годин/день”?
План утилізації у Jusnote — це не просто добуток кількості днів на норму годин, а нормований показник, який враховує річний коефіцієнт робочих днів.
Юрист працює не всі календарні дні року, а лише певну кількість робочих (зазвичай близько 250 із 365). Тому для забезпечення коректних розрахунків у будь-якому періоді система використовує коефіцієнт робочих днів року: R=робочі дні на рік/365. Цей коефіцієнт автоматично застосовується в усіх розрахунках, щоб перетворити календарні дні періоду на еквівалент робочих днів.
Чому це важливо
- Такий підхід працює однаково для коротких і тривалих періодів (тиждень, місяць, квартал).
- Забезпечує точну аналітику навіть без робочого календаря.
- Узгоджена з стандартними підходами юридичних систем, де всі метрики ґрунтуються на “annualized working day ratios”.
Що робити, якщо Прогноз показує 0%?
У Jusnote прогноз навантаження розраховується лише для періодів, що включають поточну дату (“сьогодні”).
Це зроблено навмисно — прогноз має сенс тільки тоді, коли є “точка зараз”, від якої можна екстраполювати середній темп роботи користувача на решту періоду.
Наприклад, звіт формується станом на 23.10.2025 року:
| Період у фільтрі | Результат |
|---|---|
| 01.10–14.10 (минуле) | Прогноз = 0% (період завершено) |
| 01.12–31.12 (майбутнє) | Прогноз = 0% (ще не розпочався) |
| 01.10–31.10 (включає сьогодні) | Прогноз > 25% (обчислюється) |
Якщо прогноз показує 0%, перевірте, чи вибраний період включає поточну дату. У разі потреби скоригуйте фільтр (наприклад, “цей місяць” або “цей тиждень”).
Як враховується розрахунковий час, якщо в задачі/події кілька співвиконавців?
У LegalTech-системах стандартним є принцип пропорційного розподілу часу між усіма виконавцями, якщо в задачі задано один спільний розрахунковий час. Це забезпечує чесну й рівномірну оцінку участі кожного юриста у звітах.
Формула:
Розрахунковий час виконавця = Розрахунковий час задачі / Кількість виконавців
Приклад:
Задача: Підготувати позовну заяву
Розрахунковий час - 9 годин
Виконавці - 3
9/3 = 3 год кожному
Тобто у звіті кожен отримає 3 години запланованого часу.
Перевага такого підходу:
- уникнення дублювання часу;
- коректні KPI для кожного учасника.
Як система враховує задачі, що виходять за межі періоду у фільтрі?
Якщо задача або подія частково потрапляє у вибраний період, система враховує пропорційну частку часу, яка належить саме цьому інтервалу. Це гарантує, що години не дублюються в різних звітних періодах.
Приклад:
Фільтр у звіті: 01.10–14.10
Задача має період виконання: 13.10–15.10
Тривалість: 3 дні, розрахунковий час = 6 год.
Лише 2 дні (13–14) припадають на звітний період → 6×23=4 год
Отже, у звіт потрапить 4 години.
Перевага такого підходу
- час не дублюється між періодами;
- звіти дають реалістичну картину завантаженості;
- прогноз працює коректно для активних задач.
Потрібна допомога?
IT запитання, помилки або проблеми з виставленням рахунків?
Related Articles
Огляд звітів
Звіти в Jusnote створені, щоб допомогти менеджерам та керівникам юридичних компаній відстежувати та отримувати уявлення про різні аспекти діяльності фірми або команд. Примітка: Не всі звіти доступні для всіх тарифних пакетів. Детальніше про плани ...