Автоматизація документів: створення шаблону
В Jusnote ви можете автоматизувати власні шаблони та на їх основі створювати потрібні документи за лічені секунди без необхідності їх перевіряти, корегувати тощо.
У всіх тарифних планах можна автоматизувати шаблони наступних документів: договору з клієнтом про надання юридичної допомоги чи послуг із погодинною або фіксованою оплатою, інвойсу на передплату чи постоплату, акту чи звіту про виконані роботи (надані послуги), плану (стратегії дій) по проекту, розрахунок витрат на правову допомогу, журнал довіреностей чи ордерів.
При використанні спеціальних Полів (команд) Jusnote певна інформація автоматично витягається з системи і розміщується в ваші документи в потрібні місця при їх формуванні, економлячі час та виключаючи помилки при "ручному" їх складанні.
Зверніть увагу, налаштування шаблонів в Jusnote доступне тільки користувачам із правами "Адміністратор".Доступ до списку доступних полів
Ви можете подивитися повний список доступних команд (полів) для автоматизації в меню Налаштування, натиснувши кнопку Налаштування шаблонів і, далі, Створити шаблон.
Автоматизація шаблону
1. Відкрийте шаблон документу, який ви хочете автоматизувати (договір про надання юридичних послуг, звіту, інвойсу тощо), на компʼютері або в будь-якому веб-редакторі.
Типи файлів шаблонів, які допустимі до використання в Jusnote: «.docx», «.xlsx».
Назви файлів можуть містити не більше 250 символів, включаючи розширення .docx або xlsx.
Якщо імʼя файлу має більш довгу назву, вам потрібно перемейнувати файл перед завантаженням в Jusnote.
2. На сторінці налаштувань в Jusnote натисність кнопку Створити шаблон.
3. В свій документ, відкритий на компʼютері або в веб-редакторі, вставте Поля з Jusnote всюди, де ви хочете, щоб інформація з системи автоматично підтягувалася в ваш документ при його формуванні.
Кожному Значенню (певному тексту в шаблоні документу) відповідає певне Поле (команда) в Jusnote.
Поле та Значення:
Щоб швидко та без помилок скопіювати Поле з Jusnote, натисність значек буфера обміну праворуч відповідної строки і вставте його в шаблон, відкритий на компʼютері чи в веб-редакторі.
Важливо: при використанні Поля в шаблоні з помилками (наприклад, зайвий пробіл) або з використанням спеціальних символів (наприклад, &), кінцевий документ буде сформовано неправильно. Будь ласка, копіюйте Поля, використовуючи можливості Jusnote. Важливо: При використанні спеціальних символів (наприклад, ^ або &) в описах Активностей, назвах Проектів або Контактів, документ за вашим шаблоном може бути сформовано або експортовано з помилками.
Нижче наведено приклад шаблону з відповідними Полями договору про надання правової допомоги:
4. Після того, як ви закінчили роботу з додавання Полів в шаблон документу на компʼютері або веб-редакторі, завантажте його в Jusnote.
При збереженні шаблону, будь ласка, оберіть його категорію.
Від категорії залежатиме місце в системі, де буде доступний ваш шаблон для використання, зокрема:
при формуванні договору з картки клієнта
при формуванні інвойсу або акту (звіту)
Зверніть увагу, створений за власним шаблоном інвойс чи акт (звіт) буде доступний тільки для завантаження, друку або відправки на email. Предперегляд інвойсу чи акту в вікні предперегляду недоступний.
при створенні інших документів (де можуть бути використані Поля і є відповідні дані в системі)
при створенні плану дій (розрахунку вистрат на правову допомогу тощо) по Проекту
Для автоматизації ваших шаблонів або додавання індивідуальних (кастомних) Полів, будь ласка, звʼяжіться з нами за адресою: support@jusnote.com