Улучшение денежного потока юридической фирмы в условиях кризиса

Улучшение денежного потока юридической фирмы в условиях кризиса

Здоровый и стабильный денежный поток всегда был ключевым фактором успеха юридической компании, как и любого, по сути, бизнеса. Однако во время длительного экономического кризиса (такого как финансовая ситуация, вызванная пандемией COVID-19), эффективное управление денежными потоками становится особенно важным - и, к сожалению, становится все труднее. Несмотря на то, что  снижение доходов является проблемой при любых обстоятельствах, приостановление деловой активности во время подобного кризиса, усугубляется нередко многими личные проблемами сотрудников.

Несомненно, юридические компании в ближайшее время столкнутся со многими разными проблемами, но есть относительно стандартные действия, которые могут обеспечить приток денежных средств вашей практики при любых обстоятельствах, - например, улучшение внутренних процедур фирмы, сокращение затрат и изучение оптимальных финансовых вариантов оплаты юридических услуг.

Управление денежным потоком юридической фирмы никогда не было простой задачей, но упреждающий подход является ключом к оптимизации доходов - сейчас как никогда. Даже если доходы вашей фирмы снижаются по неизбежным причинам, всегда есть меры, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить ситуацию. Итак, с чего же можно начать работу, чтобы улучшить денежный поток вашей юридической фирмы:

Проверьте свой текущий денежный поток

Невозможно улучшить то, чего вы не понимаете полностью. Прежде чем вы сможете увеличить денежный поток в своей юридической практике, у вас должно быть полное представление о текущей (и будущей прогнозируемой) ситуации с денежными потоками, что требует наличия актуальных финансовых данных и прогноза денежных потоков.

Изучая отчеты о движении денежных средств вашей фирмы или практики, вам непременно следует рассмотреть:

Что худшего может случиться? Спроецируйте бизнес-положение вашей фирмы при наихудшем сценарии и при сохранении текущих тенденций.
Куда движется биллинг? Прогноз выставления счетов на ближайшие три-шесть месяцев. Сравните каждый месяц с прогнозом и учитывайте любые колебания.
Какой будет прибыль фирмы в следующие несколько лет? Изучите 12- и 24-месячные прогнозы прибыли и денежных потоков.

Все прогнозы и прогнозы денежных потоков должны регулярно обновляться и пересматриваться, чтобы точно отражать денежный поток вашей юридической компании. Если вы в меру своих возможностей поймете текущую и будущую ситуацию с денежными потоками вашей фирмы, вы будете гораздо лучше подготовлены для управления и принятия сложных решений.

Улучшите процесс сбора оплат по выставленным счетам

Никто не любит следить за неоплаченными счетами. Еще более "неудобно" напоминать клиенту об оплате во время кризиса. Несмотря на то, что естественно беспокоиться о том, как сборы в середине кризиса могут негативно повлиять на ваши отношения с клиентами, важно и разумно поддерживать процесс сборов оплат. Если вы имеете дело с просроченными счетами, не откладывайте работу с ними. Примите меры как можно скорее, отправив клиентам добрые напоминания по электронной почте. Однако, если мягкие электронные письма с напоминаниями не получат ответа, возможно, потребуется телефонный звонок.

Технологии могут повысить качество работы с выставлением счетов, снимая с руководителей практик или бухгалтеров работу по сбору и обобщению данных по утилизированному юристами времени. Например, программное обеспечение Jusnote позволяет автоматически сформировать  счёт и отчет о выполненных работах по проекту или клиенту и наглядно показать наличие и срок клиентской задолженности.

Повышайте производительность с помощью технологий

Говоря о технологиях - независимо от того, работает ли ваша компания удаленно или нет - использование надежных облачных решений может помочь вашей компании работать более эффективно из любого места, обеспечивая столь необходимый рост производительности, оплачиваемой работы и эффективности в трудные времена.

В Отчете о тенденциях в правовой сфере за 2019 год установлено, что средний юрист ежедневно тратит всего 2,5 часа на оплачиваемую работу, тратя остаток дня на административные задачи, которые не приносят дохода, что является большим недостатком для доходов вашей фирмы и возможностей движения денежных средств.
Правильная технология может помочь юридической компании сэкономить время за счет автоматизации трудоемких повседневных задач, таких как работа с документами и делами, учет времени и расходов и многое другое. Чтобы выбрать лучшие технологические решения для своей юридической фирмы, сосредоточьтесь на проблемах, которые вы хотите с помощь них решить.

Что делать, если у вашей юридической практики проблемы с денежным потоком

Если ваша юридическая фирма в настоящее время испытывает проблемы с движением денежных средств, рассмотрите возможность принятия следующих мер:

Снизить затраты

Хотя это может быть утомительным и неудобным процессом, сокращение затрат должно быть первым шагом к улучшению денежного потока в трудные для экономики времена. Вот несколько областей, в которых вы можете сократить расходы:

Договоритесь о более выгодной цене со своими поставщиками услуг. Арендодатели, поставщики услуг связи и интернета и т.п., как правило, принимают меры, чтобы помочь своим нуждающимся клиентам во время кризиса. Но вы не узнаете, какая помощь доступна, пока не обратитесь в ним, поэтому не стесняйтесь обращаться и просить лучшую стоимость. Некоторые поставщики услуг могут быть готовы отложить платежи или предложить несколько месяцев обслуживания по сниженной стоимости (или бесплатно), чтобы помочь вашей юридической фирме продолжать бизнес - и сохранить вас в качестве постоянного клиента.

Стабилизируйте ежемесячные расходы. Меняются ли коммунальные расходы вашей фирмы от месяца к месяцу? Если вы еще не платите фиксированную сумму за коммунальные услуги, обратитесь к поставщику услуг и попросите перейти на фиксированный размер ежемесячных платежей, чтобы вы могли сбалансировать бюджет в неопределенное время.

Подумайте о продаже второстепенных активов или сдаче в аренду пустующих помещений

Есть ли у вашей фирмы дополнительные офисные помещения, которыми никто не пользуется (особенно, если в обозримом будущем все будут работать из дома)? Хотя у каждой юридической фирмы свое определение того, что считается «несущественным», любой актив, который не повлияет на бизнес-операции вашей юридической фирмы - от оборудования до недвижимости - следует рассматривать как возможность ликвидации в трудные времена. Продажа этих непрофильных активов может помочь вам относительно быстро получить денежные средства.

Сложные решения: сокращение рабочего юридического персонала и подрядчиков

Уволить сотрудников юридической фирмы всегда было нелегко, но это может оказаться необходимым, когда вы столкнетесь с серьезными проблемами с денежными потоками во время кризиса.

Сначала рассмотрите все возможности. Если вы предприняли все другие действия (например, сократили расходы и рассмотрели вопрос о финансовой помощи), но по-прежнему не можете позволить себе полностью сохранить свой персонал, рассмотрите все возможные варианты, прежде чем начинать сокращения. Например, можете ли вы сократить часы работы сотрудников? Не могли бы вы сделать отпуск для сотрудников и т.п.?

Если вам абсолютно необходимо уволить сотрудников: помните, насколько сложной является ситуация для недавно уволившихся сотрудников. Один из вариантов - побудить недавно уволенных сотрудников обучаться новым практикам и направлениям, чтобы поддерживать их заинтересованность и мотивацию к возвращению в компанию. Самое главное, проявляйте сострадание, но будьте осторожны, чтобы не обещать больше помощи, чем вы можете в реальности оказать.

Мы надеемся, что описанные нами стратегии дадут вам возможность найти собственные решения для увеличения денежного потока юридической фирмы в условиях кризиса.

Jusnote - облачное решение для управления юридической практикой.

Этот пост подготовлен на основе статьи Carissa Tham и предназначен только для информационных целей. Он не является юридической, деловой или бухгалтерской консультацией.