Руководство по удаленной работе юристом

Руководство по удаленной работе юристам


Удаленная работа для юриста может показаться неким преимуществом в работе. Свободный выбор образа жизни, места и условий работы, самостоятельное распределение рабочего времени. Казалось бы хорошая идея, но насколько она присуща для такой консервативной профессии как юрист. Если же внимательнее присмотреться к тому, как можно юристу выстроить удаленную работу и сколько юристов уже ведут так свою практику - удаленная юридическая работа не кажется такой уж неправдоподобной и нереальной идеей. Фактически, в свете быстро меняющейся обстановки, такой как COVID-19, юристы могут рассматривать удаленную работу не как временную привилегию, а как вариант, способный защитить их семьи, их клиентов и, в определенной степени, помочь обществу.

Независимо от того, как вы относились к удаленной работе юриста ранее, с мечтой о работе путешествуя по миру, или вы впервые изучаете этот вопрос сейчас, мы собрали несколько практических советов для налаживания удаленной юридической практики.

Можете ли вы работать юристом удаленно?
Прежде чем начать настраиваться на работу из дома, вы должны спросить себя, действительно ли это возможно исходя из вашей практики и того, как выглядит ваш обычный день. Должна быть возможность выполнять часть или всю вашу юридическую работу удаленно и обеспечивать качественное обслуживание клиентов, находясь вне офиса.

Безусловно, если вам нужно принять участие в судебном заседании или следственном действии, это порой сложно обойти. В тоже время известные обстоятельства, такие как COVID-19, все чаще подталкивают суды проводить судебные заседания в формате видеоконференций. 

С помощью современных технологий юристы могут составлять и проверять юридические документы, подписывать их в электронном виде и держать клиентов в курсе последних событий по их делам, обеспечивая при этом безопасность и конфиденциальность данных о клиентах и их поручениях. Это проще, чем многие могли бы ожидать: если вы в настоящее время используете какую-либо компьютерную технику, вы сможете настроить себя на удаленную работу.

10 шагов, которым нужно следовать при удаленной работе юристам

1. Сообщайте об изменениях клиентам, сотрудникам и коллегам.

Если вы переходите от более традиционной модели юридической практики (в офисе) к удаленной работе - полностью или частично, постоянно или временно - крайне важно, чтобы вы четко сообщали обо всех изменениях и новых правилах своим клиентам и коллегам. Отправьте им электронное письмо, в котором четко укажите, что вы переходите на удаленную работу, и определите, какие каналы связи использовать для коммуникации с вами, как будут проходить встречи и как часто вы будете связываться с клиентами. Если вы отменяете все личные встречи, сообщите всем заранее, чтобы они могли скорректировать свои планы. Упростите переход на видеоконференции, добавив ссылки на видео-приглашения в разделе заметок любых событий календаря.

Подобные действия сделают переход максимально плавным для вас, ваших коллег и клиентов. Кроме того, если вы четко понимаете, почему вы работаете удаленно, это может помочь клиентам понять и помочь им увидеть изменения в позитивном свете.

В случае, если вы работаете в юридической компании, переговорите со всеми сотрудниками, о том, как вы будете совместно работать удаленно. Если некоторым сотрудникам необходимо приходить в офис, чтобы использовать специальное оборудование (принтеры, сканеры и др), или чтобы отвечать на телефонные звонки, мы рекомендуем изучить альтернативные варианты, которые исключают или минимизируют потребность приходить в офис (приложения в телефоне для сканирования документов, портативный принтер, телефонная служба VOIP, для удаленного управления телефонными звонками и т.п.). Если вы закрываете свой офис, поместите уведомление на главной странице своего веб-сайта и табличку на двери (с информацией о том, как с вами связаться).

2. Обеспечте надежное интернет-соединение.

Удаленная работа предполагает, что вы проводите больше времени за компьютером, а вы, как юрист, не можете отключать Интернет во время важной встречи в режиме видеоконференции. Кроме того, если вам необходимо совместно работать с сотрудниками или коллегами над юридическими документами, их нужно будет хранить в облаке, и надежное подключение к Интернету обеспечит быстрый и легкий доступ к таким документам.

Нужен ли вам удаленный VPN для работы из вне офиса?
Виртуальная частная сеть с удаленным доступом (VPN) - позволяет пользователям безопасно подключаться к частной сети (например, в юридической фирме) с удаленного компьютера. Если ваша практика настроена на использование локального программного обеспечения для управления клиентскими проектами или, если ваши файлы хранятся локально на сервере вашей компании, вам необходимо настроить VPN, чтобы получить безопасный доступ к файлам клиентских досье. Если же вы используете облачную систему управления практикой, такую как Jusnote, вам не нужно беспокоиться о VPN: просто войдите в систему через веб-браузер, чтобы получить безопасный и надежный доступ ко всем вашим файлам.

3. Настройте удаленный доступ к проектам и документам.

Сейф или шкаф нельзя брать везде с собой. Кроме того, пересылка бумажных документов между вами, персоналом, клиентами или коллегами, когда вы не в офисе, быстро станет слишком дорогостоящей и некомфортной. Поэтому имеет смысл обеспечить доступ к как можно большему количеству документов и информации о клиентских проектах в Интернете, если вы планируете работать удаленно. Что для этого нужно сделать? Во-первых, оцифруйте все, что вам может понадобиться для удаленной работы. Во-вторых, сохраните документы в облачном хранилище. В таком случае вы получите безопасный доступ к файлам из любой точки мира, если у вас есть подключение к Интернету. С помощью облака вы также можете легко сотрудничать с сотрудниками, коллегами или клиентами. Jusnote предлагает неограниченное хранилище документов. Другие решения для облачного хранения включают OneDrive, Box, Dropbox и Google Drive.

4. Подготовьте для клиентов положительный опыт удаленного доступа.

Клиенты будут искать вас и ваши услуги вне зависимости от того, работаете вы удаленно или нет. Разместите на своем веб-сайте четкую информацию, создайте оптимизированный процесс адаптации и заранее сообщите о том, что вы работаете удаленно и о том, как клиенты смогут с вами связаться. Даже если вы работаете удаленно только временно, ваша способность проявлять гибкость и демонстрировать, что вы по-прежнему доступны для клиентов, вполне может привести вас к контакту с клиентами, которым, в противном случае, было бы трудно получить необходимую юридическую помощь. Также подумайте о том, как обеспечить консультации по телефону или через видео, отправьте новым и существующим клиентам электронное письмо с указанием того, как лучше всего с вами связаться, как часто ожидать сообщений и когда вы будете доступны.

5. Безопасное общение с клиентами.

Если вы работаете удаленно, вы, скорее всего, не встретитесь с клиентами лично. Конечно, это зависит от особенностей практики и характера вопросов, подлежащих обсуждению, но, по крайней мере, вам нужно будет подготовиться к тому, чтобы предоставлять информацию клиентам о ходе выполнения их поручений с помощью электронных или текстовых сообщений. Главное - убедиться, что все используемые вами каналы связи зашифрованы и защищены. Как юрист, вы должны обеспечить  конфиденциальность информации о клиентах и их поручениях и если каналы связи не будут зашифрованы, другим будет несложно получить доступ к вашим разговорам с клиентами.

Такие инструменты, как Skype, подходят для коротких видеочатов, где вы не будете обсуждать что-либо существенное. В тоже время, когда вы будете обсуждать конфиденциальную информацию с коллегой или клиентом, мы рекомендуем такие инструменты, как Legaler или Jive, которые используют шифрование для всех ваших видеозвонков. Для текстовых сообщений мы рекомендуем Signal.
Для более длинных сообщений, обмена документами и счетов-фактур может использоваться электронная почта. Однако юристы должны убедиться, что они используют зашифрованную электронную почту. Мы рекомендуем безопасный клиентский портал, такой как Jusnote Connect, для безопасного обмена данными и обмена документами. Узнайте больше о том, как настроить клиентский портал и для чего его использовать - детальнее.

6. Настройте пересылку почты.

В зависимости от того, как вы в настоящее время ведете свою практику, вы не сможете полностью отказаться от бумажных документов в один момент! Если вы временно работаете удаленно, обратитесь в отделение связи для временной пересылки почты из вашего офиса на адрес, с которым вы будете работать. Вы также можете свести к минимуму бумажную почту (и связанные с ней расходы), выбрав получение счетов на любые деловые расходы в Интернете. Например, с Jusnote Connect  вы можете легко отправлять счета клиентам по электронной почте или размещать на защищенном клиентском портале.

7. Будьте доступными по телефону.

Возможно, вас нет в офисе, но клиенты все равно будут вам звонить! Даже если у вас нет офиса, скорее всего, у вас найдутся клиенты, которые захотят связаться по телефону. Например, клиентам с ограниченным доступом к технологиям может быть легче позвонить вам, чем писать текстовые сообщения, отправить электронную почту или принять видеочат. Для временной удаленной работы убедитесь, что все звонки переадресовываются с вашего офисного номера на ваш мобильный телефон или другой номер, к которому вы можете легко получить доступ, находясь вне офиса. Для постоянной удаленной работы рассмотрите возможность перехода на телефонную службу передачи голоса по Интернет-протоколу (VOIP). Такие сервисы позволяют совершать телефонные звонки со своего компьютера. Также стоит приобрести гарнитуру, чтобы обеспечить первоклассное качество звука при любых звонках.

8. Используйте электронную подачу документов в суд, если таковая возможность имеется.

Если вам нужно подать документы в суд, рассмотрите возможность электронной подачи документов. Не во всех судах есть такая возможность, но многие суды уже делают это, и электронная подача документов может реально сэкономить время. Например, Кабинет Министров Украины предоставляет руководство о том, как участникам процесса в Украине подавать документы в суд в электронном виде.

9. Планируйте профессиональные видеоконференции.

При удаленной работе вы можете обнаружить, что видеовстречи заменяют личные встречи с клиентами, коллегами, оппонентами клиентом и множеством других людей. Благодаря мощи технологий и надежному интернет-соединению вы можете встретиться с кем угодно, в любом месте и в любое время!

Совершенно очевидно, что для проведения видеоконференций вам нужно будет выглядеть профессионально, но, приложив немного усилий и тщательно спланировав, вы будете выглядеть более четко и произвести сильное положительное впечатление на клиентов и других юристов.

• Держите фон в порядке. Какой вид за вашим компьютером? Приведите в порядок полки, корзины, а если ничего не помогает, сядьте перед глухой стеной. Если у вас есть домашний офис, попробуйте проводить там видеовстречи.
• Не отвлекайтесь. Не держите кошку перед экраном, предупредите, что ваши дети дома, и уменьшите громкость других устройств (или выключите их). Если вас нет дома, найдите тихое место для встреч. Отвлечься на удаленную встречу проще, чем вы думаете.
• Выберите сильное освещение. Когда вы смотрите видео, из-за резкого или тусклого освещения может показаться, что что-то не так. Если вы можете, сядьте в комнате с хорошим освещением.
• Не выключайте видео. Лучший этикет при проведении видеовстреч - всегда быть в видео. Он показывает, что вы присутствуете и участвуете в разговоре, и дает вашим клиентам и коллегам визуальные подсказки о том, как вы реагируете. Конечно, если вы находитесь в непогоду и изо всех сил пытаетесь выполнить работу, можно отключить видео - просто объясните ситуацию человеку на другом конце экрана.
• Используйте гарнитуру. Сегодняшние микрофоны портативных компьютеров надежны, но гарнитура обеспечит четкое профессиональное качество звука во время ваших звонков - что очень важно, если кто-то из участников разговора плохо слышит.
• Отключите звук, когда не ваша очередь говорить. Идут ли строительные работы на улице, или член вашей семьи также работает удаленно и проводит громкую встречу в соседней комнате, или вы печатаете во время встречи, фоновый шум громче, чем вы думаете. Оцените свое окружение и при необходимости отключите звук; только обязательно уделите все свое внимание видеокамере (и, возможно, не соблюдайте это правило для встреч 1:1).

10. Позаботьтесь о своем психическом здоровье, работая удаленно.

Независимо от того, почему вы это делаете или откуда вы это делаете, удаленная работа может быть изолирующей. Если вы привыкли ежедневно напрямую общаться с другими людьми, внезапное сидение в одиночестве весь день может стать серьезным изменением для вашего психического здоровья. Чтобы справиться с обратной стороной удаленной работы, распланируйте свою работу и личную жизнь.

Вот несколько советов:
• Одевайтесь так, как будто собираетесь на работу. Распространенный образ удаленной работы - это работник, который весь день сидит в пижаме. Однако это не лучший вариант для конференц-связи, да и самочувствие не улучшится. Вместо этого оденьтесь как обычно.
• Установите четкие часы работы. Без поездок на работу и отдельного места для работы и дома ваша работа и личная жизнь легко сочетаются друг с другом. Чтобы работать только в определенные часы и разделять работу и жизнь, требуется огромное количество самоконтроля. Нередко можно встретить совет при удаленной работе:  делать небольшую прогулку в начале и в конце дня, чтобы создать мысленную границу между вашей работой и личным временем.
• Позвоните другу или коллеге. В зависимости от того, где вы находитесь или почему вы находитесь в удалении, вы можете не поддерживать регулярные контакты с другими людьми. В этом случае отдавайте предпочтение ежедневным звонкам или видеочату с одним человеком, будь то друг или коллега. Даже если это всего на несколько минут. Это небольшое правило, которое поможет бороться с последствиями изоляции.
• Отключайтесь. У юриста всегда будет много работы. Если вы любите свою работу, легко часами сидеть за ноутбуком во имя клиентов, но это прямой путь к выгоранию. Вам нужно позаботиться о себе, чтобы заботиться о своих клиентах, поэтому, если не возникнет чрезвычайная ситуация, придерживайтесь своего рабочего времени и отключайтесь от сети в другое время.



По материалам Clio.