Основные проблемы управления документами в юридических компаниях

Основные проблемы управления документами в юридических компаниях


Вы знаете, где находятся данные о ваших клиентах и их проектах?

Недавний отчет Gartner показал, что большинство юридических фирм теряют почти половину своих данных. 80 % важной информации, которой управляет юридическая фирма, хранится в электронных ящиках или передается по электронной почте.

Что это значит?
Адвокаты тратят до шести часов в неделю на управление документами.

Почему управление документами так сложно?

Отчет IDC показал, что работники умственного труда тратили 11,2 часа в неделю на поиск и сортировку нужных документов. Это, в свою очередь, влечет потери в размере 19732 долларов на одного работника в год или снижение общей производительности фирмы на 21,3 %.

Что же вызывает такие потери времени и денег при управлении документами? 

1. Невозможно быстро найти нужные документы.

Во многих юридических компаниях или даже командах адвокатов, совместно ведущих тот или иной проект, нет четких процедур, регламентирующих управление документами. Каждый адвокат создает свою собственную "систему" наименований файлов, присвоения тегов, выбирает формат хранения. Нередко сканы документов сохраняются в виде цифр, например, 82389121_10212623011765019_o.jpg. Когда же документы теряются или же должны быть просто быстро найдены, отсутствие протоколов и механизмов управления (создания, хранения, восстановления и пр.) файлами обычно влечет значительную потерю времени работника и, как результат" денег. 

Согласно отчету IDC, отдельные помощники адвокатов теряют примерно 2,3 часа в неделю на поиск нужных файлов.

Нередко, документы нельзя найти и тогда фирмы тратят еще 2 часа на восстановление нужных документов.

2. Трудности с доступом к документам или недостаточный контроль их версий.

Многие из адвокатов и помощников нередко испытывали трудности с доступом к нужным документам, которые хранились на разных платформах, например, часть документов на компьютере в офисе, часть дома, некоторые же на телефоне или в облаке.

Согласно AIIM, 81% юридических фирм испытывают трудности с доступом к документа, хранящимся на разных платформах и с поиском нужных документов.

Все еще больше усложняется, когда на разных платформах хранятся документы с разными их версиями. Какая версия документа требуется для вашего клиента? У кого из коллег нужная версия и кто последний работал с документом? Вы уверены, что это правильная версия?

Исследование AIIM показало, что 25 % работников умственного труда не соблюдают правила управления документами и их хранения. Несоблюдение означает, что хранение и контроль версий документов становятся чрезвычайно сложными.

3. К документам не устанавливаются необходимые доступы и не обеспечивается безопасность.

Знает ли ваш персонал о преимуществах облачных решений? Хранят ли ваши работники личные данные клиентов в облаке? Соблюдают ли они правила доступа к документа?

Недавнее исследование показало, что 70 % опрошенных ИТ-менеджеров «знают или верят, что у пользователей есть бизнес-данные, которые хранятся в их личных учетных записях для обмена файлами». Часто это не злонамеренно, а просто из-за плохих протоколов управления документами.

В тоже время: адвокат должен прилагать разумные усилия для предотвращения непреднамеренного или несанкционированного раскрытия или несанкционированного доступа к информации, касающейся клиента.

Очевидно, что управление документами не должно быть сложным для адвокатов и юридических компаний. Система хранения документов, как и весь документооборот в юридической компании, создает основу для прибыльной юридической практики, поскольку позволяет значительно экономить время адвокатов и их помощников при работе с документами.

Правильное программное обеспечение для управления документами позволит обеспечить быстрый и безопасный доступ сотрудникам юридической компании к большинству документированных данных из любого места и с любого устройства. Наконец, ваши юристы не будут тратить более 11 часов в неделю на решение проблем, связанных с управлением документами, а производительность самой юридической компании увеличится.